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Dans l’espace administration/projet de l’administrateur, la recherche d’un dossier est possible sur plusieurs critères (no projet, courriel, nom, programme, compétition, etc…)

La sélection d’un projet affichera les informations de base de celui-ci et tous les documents qui s’y rattachent.

L’administrateur peut également ajouter des documents au projet.

Dans l’espace administration/projet de l’administrateur, après avoir accéder à un projet spécifique, une liste de critères d’admissibilité est disponible pour aider à la prise de décision de rendre admissible ou non le projet.

Dans l’espace administration/projet de l’administrateur, après avoir accéder à un projet spécifique, l’administrateur peut changer le statut du dossier en le retournant au candidat ou le rendre (non)admissible.

Une notification peut être programmée pour envoi au candidat afin de l’aviser de la décision.

Dans l’espace administration/évaluation, l’administrateur fait la gestion des comités d’évaluation par les pairs.

Il débute par la création d’un comité en indiquant s’il y aura une phase d’auto-évaluation et une phase de réunion plénière.

L’administrateur met en place les permissions qui dynamiseront l’affichage de toutes les phases dans le portail des évaluateurs.

Les autres configurations du comité sont l’association du formulaire d’évaluation; la nomination des membres avec leurs rôles; les applications qui sont à évaluées et les assignations membres/applications.

Pour aider au suivi de toutes ces phases, l’administrateur a un tableau de bord lui permettant de voir le résumé du comité (nbre membres, applications, assignations, statut); ainsi qu’un écran de suivi des applications où le formulaire complété par les évaluateurs est disponible.

Après admissibilité et évaluation, vient la phase des offres d’octrois : les décisions.

Première étape est de préciser quels sont les projets finançables, ou non.

Deuxième étape est de créer la décision financière pour tous les projets ayant été identifiés finançables.

Chaque décision peut être rattachée à une notification programmée pouvant être transmise au candidat, ainsi qu’à un document PDF accompagnant la décision.

(À noter qu’il existe une fonctionnalité permettant de faire une simulation financière qui permet de déclencher la création des décisions/autorisations en lot.  Ceci n’est toutefois pas démontré dans cette capsule)

Sur réception de l’acceptation de l’offre par le candidat, les autorisations (engagements) et versements (paiements) doivent être créés.

Sous une autorisation, il est possible de déclencher une répartition automatique des versements selon une périodicité choisie, et selon les dates début/fin du projet. Par la suite, les actions se font manuellement (création de versement, changement de statut du versement).

Définir les rapports de suivis qui doivent être complétés par les candidats, à différentes étapes de leur bourse/subvention.

Plusieurs types de rapport peuvent être définis selon les besoins de la gestion du programme/session. Exemple un rapport pour signaler un changement de composition d’équipe, de dates de projet, d’informations financières; Événements; Documents PDF; Rapport de versement, scientifique; etc…

Chaque définition de rapport doit préciser si ce sera un rapport en continue ou sur invitation. En d’autres cas, la définition doit préciser les dates d’affichage au portail du candidat (accès, limite, rappel). Ces dates peuvent être fixes pour tous, ou x jours après le début du projet de chaque candidat.

De plus, un rapport peut être associé à un calendrier. Les rapports ayant un même calendrier que celui du candidat, précisé lors de la décision, lui seront créés automatiquement lors de la transmission de son acceptation de l’offre d’octroi.

Si des acteurs sont impliqués dans le suivi du rapport, ils doivent être identifiés (création, approbation, lecture seule).

Lorsque le rapport sera transmis par le candidat, le gestionnaire de programmes pourra en faire l’approbation ou le retourner au besoin.  Il lui est également possible de personnaliser les dates pour un candidat, si nécessaire.