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En cours de subvention, le candidat est appelé à compléter, et transmettre, certains rapports de suivis.  Dans son portail, la section dédiée aux rapports est sous le lien ‘Demandes financées’.

Le premier tableau contient la liste des rapports mis à leur disponibilité.  Il y a des rapports en continue, donc disponible en tout temps lorsque le besoin se présente; et des rapports accessibles à la date d’accès indiquée.

Le 2^e tableau contient la liste de tous les rapports en cours et transmis. Ils demeurent éditables jusqu’à la date limite, ou jusqu’à transmission.

Un des rapports de suivis le plus détaillé, est celui du compte rendu scientifique. Une multitude de blocs d’informations à compléter par le candidat permet de faire un suivi adéquat du projet.

Tous ces blocs sont définis via un engin de montage de formulaires, donc personnalisés à vos besoins.

Espace administration / Programmes

• Sélectionner le Programme
  
  
• Sélectionner ensuite la compétition
  
  
• Accéder à l'onglet 'Suivi'

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DATES RELATIVES AU PROJET

Préciser si les rapports doivent être en relation avec x nombres de jours avec le date début de chaque projet

• si oui, les rapports planifiés seront disponibles à partir d'un certain nombre de jours de la date début de chacun des projets. Ainsi chaque candidat aura une date personnalisée, et date limite, selon son projet.

• si non, tous les candidats auront la même date d'accès/limite. Ces dates peuvent être ensuite personnalisées par projet.

RAPPORTS DE SUIVI REQUIS

Ajouter tous les rapports pouvant être demandés pour cette compétition, que ce soit planifié ou non.

• Après chaque ajout, le tableau récapitulatif se met à jour.
  
  
• La colonne 'Formulaire' permet de visualiser le contenu de ce formulaire vierge en PDF.

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AJOUTER UN RAPPORT --> Type de rapport

• C'est ce nom de rapport qui est affiché dans l'espace du demandeur.
  voir Espace demandeur - Financement

AJOUTER UN RAPPORT --> Formulaire

Préciser le formulaire que le demandeur pourra, ou devra, remplir

AJOUTER UN RAPPORT --> Workflow associé

Préciser le workflow associé.

AJOUTER UN RAPPORT --> Nature

Définir la nature du formulaire.

• Les formulaires de nature 'Amendement' sont déjà identifiés ainsi dans la base de données. La nature sera sélectionnée par défaut.
  
  
• Dans le cas des autres formulaires, spécifiez si c'est un formulaire de nature continue, planifié ou sur demande.

Amendement

• Rapport défini qu'une fois pour la compétition.
  
  
• Disponible en tout temps, sans définition de dates.
  
  
• A un impact sur les versements.
  • Exemple le rapport d'un changement de dates du projet impactera fort probablement les versements à venir. Il est donc identifié comme amendement.

• Exemples : Dates du projet; Rapport financier; Reddition de comptes...
  
  
• Seul eVision peut identifier le formulaire comme un amendement lors du développement de celui-ci.

En continue

• Rapport défini qu'une fois pour la compétition.
  
  
• Disponible en tout temps, sans définition de dates.
  
  
• Exemples : Événement à déclarer; Déclaration des ventesééé

Planifié

• Les dates d'accès et limite devront être précisées.
  • voir Calendriers de rapports

• Les dates de relance pourront également être précisées.
  • voir Notification pour relance

• Un seul formulaire doit être défini même si celui-ci sera demandé à différents intervalles.
  • Exemple: Si on désire recevoir leur rapport financier le 1er juin et le 1er décembre:
    • On définit qu'une fois le rapport financier
    • On précisera les différentes dates pour celui-ci via Scheduled calendar

• À la date de rappel, une notification est transmise au candidat.
  
  
• Ces dates peuvent être personnalisées en accédant au projet dans la section Financement / Liste des rapports postawards

Sur demande

• La création se fait uniquement par le gestionnaire de programmes.
  
  
• Exemple: Document attaché peut être demandé à un projet pour préciser certains points

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