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Espace administration / Programmes

• Sélectionner le Programme
  
  
• Sélectionner ensuite la compétition
  

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• Accéder à l'onglet 'Suivi'

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Dates de rapports sont relatives à la date début du projet

Rapports de suivi requis

Add  User has roles and privileges to Sytem Action 1251

BR 1 : Update and Delete, User should have privilege (1253 OR
1255)

Disable DELETE IF REPORT INSTANCE CREATED IN PA_REPORT

Type de rapport

action: 1512 - In progress ==> Changement de dates, Historique, Documents, Archiver
11513 - Submitted ==> Valider, Historique, Documents
11514 - Returned for correction ==> Changement de dates, Historique, Documents, Archiver
11515 - Approved ==>  Historique, Documents
11516 - Rejected ==>  Historique, Documents

Formulaire

spécifier si c'est le nom sera affiché dans le portail du candidat.

Remplacer le libelle 'Déclaration des ventes' par le libelle 'Rapport financier'

3- Changer le nom du formulaire 'Declaration_ventes' pour 'Déclaration des ventes'

4- Changer la nature de ce rapport Planifié pour un rapport 'Continue'

S'assurer que le type de rapport est 'Rapport financier' au lieu de 'Amendement...'

8- Changer le nom du formulaire 'FORMULAIRE Reddition de comptes' pour Reddition de comptes'

9- S'assurer qu'il y a

• qu'une entrée dans rapports de suivi requis (rapport financier)
• et qu'une entrée au calendrier des rapports : '12 mois' Reddition de comptes

DATES RELATIVES AU PROJET

Préciser si les rapports doivent être en relation avec x nombres de jours avec le date début de chaque projet

• si oui, les rapports planifiés seront disponibles à partir d'un certain nombre de jours de la date début de chacun des projets. Ainsi chaque candidat aura une date personnalisée, et date limite, selon son projet.

• si non, tous les candidats auront la même date d'accès/limite. Ces dates peuvent être ensuite personnalisées par projet.

RAPPORTS DE SUIVI REQUIS

Ajouter tous les rapports pouvant être demandés pour cette compétition, que ce soit planifié ou non.

• Après chaque ajout, le tableau récapitulatif se met à jour.
  
  
• La colonne 'Formulaire' permet de visualiser le contenu de ce formulaire vierge en PDF.

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AJOUTER UN RAPPORT --> Type de rapport

• C'est ce nom de rapport qui est affiché dans l'espace du demandeur.
  voir Espace demandeur - Financement

AJOUTER UN RAPPORT --> Formulaire

Préciser le formulaire que le demandeur pourra, ou devra, remplir

AJOUTER UN RAPPORT --> Workflow associé

Préciser le workflow associé.

AJOUTER UN RAPPORT --> Nature

Définir la nature du formulaire.

• Les formulaires de nature 'Amendement' sont déjà identifiés ainsi dans la base de données. La nature sera sélectionnée par défaut.
  
  
• Dans le cas des autres formulaires, spécifiez si c'est un formulaire de nature continue, planifié ou sur demande.

Amendement

• Rapport défini qu'une fois pour la compétition.
  
  
• Disponible en tout temps, sans définition de dates.
  
  
• A un impact sur les versements.
  • Exemple le rapport d'un changement de dates du projet impactera fort probablement les versements à venir. Il est donc identifié comme amendement.

• Exemples : Dates du projet; Rapport financier; Reddition de comptes...
  
  
• Seul eVision peut identifier le formulaire comme un amendement lors du développement de celui-ci.

En continue

• Rapport défini qu'une fois pour la compétition.
  
  
• Disponible en tout temps, sans définition de dates.
  
  
• Exemples : Événement à déclarer; Déclaration des ventesééé

Planifié

• Les dates d'accès et limite devront être précisées.
  • voir Calendriers de rapports

• Les dates de relance pourront également être précisées.
  • voir Notification pour relance

• Un seul formulaire doit être défini même si celui-ci sera demandé à différents intervalles.
  • Exemple: Si on désire recevoir leur rapport financier le 1er juin et le 1er décembre:
    • On définit qu'une fois le rapport financier
    • On précisera les différentes dates pour celui-ci via Scheduled calendar

• À la date de rappel, une notification est transmise au candidat.
  
  
• Ces dates peuvent être personnalisées en accédant au dossier projet dans la section Financement / Liste des rapports postawards

Les rapports PA continue et amendement doivent être disponibles à nouveau,  après leur approbation 

Lorsqu'on retourne un rapport PA au candidat, tous les formulaires consolidés et/ou attachés par le système doivent normalement être supprimés.

Lorsqu'on ajoute un rapport il faut afficher les choix NATURE selon le FORM sélectionné

2- Il faudra donc que les formulaires PA inscrits dans CPM_LIBRARY_FORM soient tagués si c'est un rapport de suivi (PA) ou un rapport d'amendement (AMD)

3- Le formulaire CHANGEMENT DE DATES doit être tagué AMD

4- Le formulaire REDDITION DE COMPTES de MTO (et ecase si disponible) doit être tagué AMD

1- Après création d'un rapport planifié,

• 1.1 il ne doit plus s'afficher dans le tableau des rapports disponibles
• 1.2 sauf s'il devient archivé avant sa transmission.
• 1.3 donc lorsque approuvé, il ne doit pas non plus se réafficher dans le tableau des rapports disponibles

2- Après création d'un rapport continue,

• il ne doit plus s'afficher dans le tableau des rapports disponibles jusqu'à ce que le rapport soit
  • 2.1 archivé avant sa transmission
  • 2.2 validé
    • Après validation (approuvé ou retiré), le lien redevient disponible pour un nouveau rapport.

Espace demandeur

the consolidations are now done as a queue via a job that runs every 5 minutes.

So consolidation may take up to 5 minutes to appear in the documents.

si un rapport est en cours, il faut traiter comme une action à faire sans deadline.

Lorsqu'on transmet un rapport, une notification automatique est envoyée.

STATUT

2- Créer une nouvelle LOV 96 de status avec les items suivants:

• In progress / En cours
• Submitted / Soumis
• Returned for correction / Retourné pour corrections
• Approved / Approuvé

• Il peut archiver uniquement ce qui est in progress et returned for corrections

Un rapport approuvé devient disponible à nouveau pour création si celui ci est de type CONTINUE uniquement

 Project admin #227718 tab Post Award

Create report

S'il y a aucun rapport possible à créer, au lieu d'afficher les champs de saisies, afficher un message

• FR: Il n'y a aucun rapport de suivi configuré qui soit disponible à créer.
• EN: There are no configured post award reports available to create.

Espace admin

PROJECT onglet FINANCEMENT

1- Sous le tableau ‘Rapports post-award’, ajouter un tableau ‘Rapports d’amendement’

2- Ce nouveau tableau, ainsi que la création, devra tenir compte que des rapports de nature: amendement   (nature #11303 de la LOV 91 créé via SYNTODEV-4355)

3- Tandis que le tableau déjà existant pour les rapports PA devra EXCLURE les nature amendement, ainsi que la création

Créer un rapport ne doit pas donner la possibilité de créer un amendement

2- Les colonnes date d'accès, date limite, dates de rappel doivent être complétés uniquement pour des rapports de nature planifiés et sur demande

3- S'il n'y a pas de dates de rappel, ne pas activer le lien

the application should go through award finalization before getting to Post Award stage. 

You are not able to add PA reports on the admin side for this application because the awf is missing. 

Le tableau doit afficher par défaut les rapports NON archivés.

ADMIN PROJECT # 227711

• doit pouvoir créer les 6 rapports, sans lien avec les calendriers

Sur demande

• La création se fait uniquement par le gestionnaire de programmes.
  
  
• Exemple: Document attaché peut être demandé à un projet pour préciser certains points

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