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Définir les rapports de suivi que le candidat se doit de compléter tout au long de la durée de la subvention.

  • En définissant un rapport, celui-ci devient accessible

...

  • au demandeur au moment opportun, via son espace demandeur.  
  • Des rapports génériques sont disponibles:
    • Événement à déclarer
    • Changement de dates de projet
    • Attachement PDF

 

Nature

If the selected form is a PA report, deactivate the 'Amendment' choice.
If the selected form is an amendment report, only activate the 'Amendment' choice

Rapport en continue

 

  • Doit être défini une fois pour la session.
  • Par la suite, la création d'un nouveau rapport de ce type est rendue disponible automatiquement dès la transmission et l'approbation du rapport précédent. 
  • Un rapport en continue est donc accessible en tout temps et ne possède pas de dates d'accès, limite et de rappel. Aucune date à préciser
  • Exemple : Rapport d’amendement budgétaire

 

Rapport sur invitation

 

  • Les rapports devront être créés individuellement pour chaque dossier.

 

Rapport NON en continue

 

  • Les dates doivent être précisées : dates d’accès, limite et de rappel.
  • Chaque nouveau rapport doit être défini pour la session, même si c’est de même type.

    •  Add calendrier

    calendrier

    if update, read only

    Date d'accès: Nombre de jours après date début de projet

    Date limite: Nombre de jours après date début de projet

     

    #ActionScreen
    1

    Espace administration / Programmes

    • Sélectionner le Programme

    • Sélectionner ensuite la compétition

    • Accéder à l'onglet 'Suivi'

     

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    2

    Dates de rapports sont relatives à la date début du projet

    		 
    3

    Rapports de suivi requis

    Add  User has roles and privileges to Sytem Action 1251

    BR 1 : Update and Delete, User should have privilege (1253 OR
    1255)

    Disable DELETE IF REPORT INSTANCE CREATED IN PA_REPORT

    		 
    4Type de rapport 
    5

    Formulaire

    spécifier si c'est le nom sera affiché dans le portail du candidat.

    		 
    6Workflow associé 
    7

    DATES RELATIVES AU PROJET

    Préciser si les rapports doivent être en relation avec x nombres de jours avec le date début de chaque projet

    • si oui, les rapports planifiés seront disponibles à partir d'un certain nombre de jours de la date début de chacun des projets. Ainsi chaque candidat aura une date personnalisée, et date limite, selon son projet.
    • si non, tous les candidats auront la même date d'accès/limite. Ces dates peuvent être ensuite personnalisées par projet.

     

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    3

    RAPPORTS DE SUIVI REQUIS

    Ajouter tous les rapports pouvant être demandés pour cette compétition, que ce soit planifié ou non.

    • Après chaque ajout, le tableau récapitulatif se met à jour.

    • La colonne 'Formulaire' permet de visualiser le contenu de ce formulaire vierge en PDF.

     

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    4

    AJOUTER UN RAPPORT --> Type de rapport

     

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    5

    AJOUTER UN RAPPORT --> Formulaire

    Préciser le formulaire que le demandeur pourra, ou devra, remplir

     

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    6

    AJOUTER UN RAPPORT --> Workflow associé

    Préciser le workflow associé.

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    7

    AJOUTER UN RAPPORT --> Nature

    Définir la nature du formulaire.

    • Les formulaires de nature 'Amendement' sont déjà identifiés ainsi dans la base de données. La nature sera sélectionnée par défaut.

    • Dans le cas des autres formulaires, spécifiez si c'est un formulaire de nature continue, planifié ou sur demande.

     

    Amendement

    • Rapport défini qu'une fois pour la compétition.

    • Disponible en tout temps, sans définition de dates.

    • A un impact sur les versements.
      • Exemple le rapport d'un changement de dates du projet impactera fort probablement les versements à venir. Il est donc identifié comme amendement.
    • Exemples : Dates du projet; Rapport financier; Reddition de comptes...

    • Seul eVision peut identifier le formulaire comme un amendement lors du développement de celui-ci.

     

    En continue

    • Rapport défini qu'une fois pour la compétition.

    • Disponible en tout temps, sans définition de dates.

    • Exemples : Événement à déclarer; Déclaration des ventesééé

     

    Planifié

    • Un seul formulaire doit être défini même si celui-ci sera demandé à différents intervalles.
      • Exemple: Si on désire recevoir leur rapport financier le 1er juin et le 1er décembre:
        • On définit qu'une fois le rapport financier
        • On précisera les différentes dates pour celui-ci via Scheduled calendar
    • À la date de rappel, une notification est transmise au candidat.

    • Ces dates peuvent être personnalisées en accédant au dossier projet dans la section Financement / Liste des rapports postawards

     

     

     

     

    		 
     

    Schedules des rapports

    Delete action.

    Disable DELETE IF REPORT INSTANCE IS CREATED IN PA_REPORT

     

    		 
      
     Notification pour les relances 
     

    template

    rapport

    Nombre de jours après date début de projet ou Date rappel

    		 
     

    Dates de rappel - Notification

     

    • Une procédure (job) est mise en place afin de faire une vérification à tous les jours.  Cette procédure :
      • S’exécute, par défaut, aux 5 minutes
      • S’assure que le rapport n’est pas déjà transmis
      • Envoie une notification à la date/heure du rappel pour le dossier (une seule fois)
      • Traite les rappels ayant la même date et aussi les dates passées
    		 

    Sur demande

    • La création se fait uniquement par le gestionnaire de programmes.

    • Exemple: Document attaché peut être demandé à un projet pour préciser certains points

     

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