Définir les rapports de suivi que le candidat se doit de compléter tout au long de la durée de la subvention.
- En définissant un rapport, celui-ci devient accessible au demandeur au moment opportun, via son espace demandeur.
- Des rapports génériques sont disponibles:
- Événement à déclarer
- Changement de dates de projet
- Attachement PDF
# | Action | Screen |
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1 | Espace administration / Programmes - Sélectionner le Programme
- Sélectionner ensuite la compétition
- Accéder à l'onglet 'Suivi'
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2 | Dates de rapports sont relatives à la date début du projet | Image Removed |
3 | Rapports de suivi requis Add User has roles and privileges to Sytem Action 1251 BR 1 : Update and Delete, User should have privilege (1253 OR 1255) Disable DELETE IF REPORT INSTANCE CREATED IN PA_REPORT | Image Removed |
4 | Type de rapport | Image Removed |
5 | Formulaire spécifier si c'est le nom sera affiché dans le portail du candidat. | Image RemovedImage Removed |
6 | Workflow associé | |
7 | Nature
If the selected form is a PA report, deactivate the 'Amendment' choice.
If the selected form is an amendment report, only activate the 'Amendment' choice
Rapport en continue
- Doit être défini une fois pour la session.
- Par la suite, la création d'un nouveau rapport de ce type est rendue disponible automatiquement dès la transmission et l'approbation du rapport précédent.
- Un rapport en continue est donc accessible en tout temps et ne possède pas de dates d'accès, limite et de rappel. Aucune date à préciser
- Exemple : Rapport d’amendement budgétaire
Rapport sur invitation
- Les rapports devront être créés individuellement pour chaque dossier.
Rapport NON en continue
Les dates doivent être précisées : dates d’accès, limite et de rappel.Chaque nouveau rapport doit être défini pour la session, même si c’est de même type.2 | DATES RELATIVES AU PROJET Préciser si les rapports doivent être en relation avec x nombres de jours avec le date début de chaque projet - si oui, les rapports planifiés seront disponibles à partir d'un certain nombre de jours de la date début de chacun des projets. Ainsi chaque candidat aura une date personnalisée, et date limite, selon son projet.
- si non, tous les candidats auront la même date d'accès/limite. Ces dates peuvent être ensuite personnalisées par projet.
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3 | RAPPORTS DE SUIVI REQUIS Ajouter tous les rapports pouvant être demandés pour cette compétition, que ce soit planifié ou non. - Après chaque ajout, le tableau récapitulatif se met à jour.
- La colonne 'Formulaire' permet de visualiser le contenu de ce formulaire vierge en PDF.
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4 | AJOUTER UN RAPPORT --> Type de rapport | Image Added |
5 | AJOUTER UN RAPPORT --> Formulaire Préciser le formulaire que le demandeur pourra, ou devra, remplir | Image Added |
6 | AJOUTER UN RAPPORT --> Workflow associé Préciser le workflow associé. | Image Added |
7 | AJOUTER UN RAPPORT --> Nature Définir la nature du formulaire. - Les formulaires de nature 'Amendement' sont déjà identifiés ainsi dans la base de données. La nature sera sélectionnée par défaut.
- Dans le cas des autres formulaires, spécifiez si c'est un formulaire de nature continue, planifié ou sur demande.
Amendement - Rapport défini qu'une fois pour la compétition.
- Disponible en tout temps, sans définition de dates.
- A un impact sur les versements.
- Exemple le rapport d'un changement de dates du projet impactera fort probablement les versements à venir. Il est donc identifié comme amendement.
- Exemples : Dates du projet; Rapport financier; Reddition de comptes...
- Seul eVision peut identifier le formulaire comme un amendement lors du développement de celui-ci.
En continue - Rapport défini qu'une fois pour la compétition.
- Disponible en tout temps, sans définition de dates.
- Exemples : Événement à déclarer; Déclaration des ventesééé
Planifié - Les dates d'accès et limite devront être précisées.
- Les dates de relance pourront également être précisées.
- Un seul formulaire doit être défini même si celui-ci sera demandé à différents intervalles.
- Exemple: Si on désire recevoir leur rapport financier le 1er juin et le 1er décembre:
- On définit qu'une fois le rapport financier
- On précisera les différentes dates pour celui-ci via Scheduled calendar
- À la date de rappel, une notification est transmise au candidat.
- Ces dates peuvent être personnalisées en accédant au dossier projet dans la section Financement / Liste des rapports postawards
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| Schedules des rapports Delete action. Disable DELETE IF REPORT INSTANCE IS CREATED IN PA_REPORT | Image Removed Image Removed |
| Add calendrier
calendrier
if update, read onlyDate d'accès: Nombre de jours après date début de projet
Date limite: Nombre de jours après date début de projet
Image RemovedImage Removed | | Notification pour les relances | Image Removed |
| template rapport Nombre de jours après date début de projet ou Date rappel | Image Removed |
| Dates de rappel - Notification - Une procédure (job) est mise en place afin de faire une vérification à tous les jours. Cette procédure :
- S’exécute, par défaut, aux 5 minutes
- S’assure que le rapport n’est pas déjà transmis
- Envoie une notification à la date/heure du rappel pour le dossier (une seule fois)
- Traite les rappels ayant la même date et aussi les dates passées
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Sur demande - La création se fait uniquement par le gestionnaire de programmes.
- Exemple: Document attaché peut être demandé à un projet pour préciser certains points
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