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Définir les rapports de suivi que le candidat se doit de compléter tout au long de la durée de la subvention.

En définissant un rapport, celui-ci devient accessible au demandeur au moment opportun, via son espace demandeur.  

 

#ActionScreen
1

Espace administration / Programmes

  • Sélectionner le Programme
  • Sélectionner ensuite la compétition

 

  • Accéder à l'onglet 'Suivi'

 

   
2

Dates de rapports sont relatives à la date début du projet

3

Rapports de suivi requis

Add  User has roles and privileges to Sytem Action 1251

BR 1 : Update and Delete, User should have privilege (1253 OR
1255)

Disable DELETE IF REPORT INSTANCE CREATED IN PA_REPORT

4

Type de rapport

 

action: 1512 - In progress ==> Changement de dates, Historique, Documents, Archiver
11513 - Submitted ==> Valider, Historique, Documents
11514 - Returned for correction ==> Changement de dates, Historique, Documents, Archiver
11515 - Approved ==>  Historique, Documents
11516 - Rejected ==>  Historique, Documents

5

Formulaire

spécifier si c'est le nom sera affiché dans le portail du candidat.

 

Remplacer le libelle 'Déclaration des ventes' par le libelle 'Rapport financier'

3- Changer le nom du formulaire 'Declaration_ventes' pour 'Déclaration des ventes'

4- Changer la nature de ce rapport Planifié pour un rapport 'Continue'

 

S'assurer que le type de rapport est 'Rapport financier' au lieu de 'Amendement...'

8- Changer le nom du formulaire 'FORMULAIRE Reddition de comptes' pour Reddition de comptes'

9- S'assurer qu'il y a

  • qu'une entrée dans rapports de suivi requis (rapport financier)
  • et qu'une entrée au calendrier des rapports : '12 mois' Reddition de comptes
6Workflow associé 
7

Nature

If the selected form is a PA report, deactivate the 'Amendment' choice.
If the selected form is an amendment report, only activate the 'Amendment' choice

Rapport en continue

 

  • Doit être défini une fois pour la session.
  • Par la suite, la création d'un nouveau rapport de ce type est rendue disponible automatiquement dès la transmission et l'approbation du rapport précédent. 
  • Un rapport en continue est donc accessible en tout temps et ne possède pas de dates d'accès, limite et de rappel. Aucune date à préciser
  • Exemple : Rapport d’amendement budgétaire

 

Rapport sur invitation

 

  • Les rapports devront être créés individuellement pour chaque dossier.

 

Rapport NON en continue

 

  • Les dates doivent être précisées : dates d’accès, limite et de rappel.
  • Chaque nouveau rapport doit être défini pour la session, même si c’est de même type.
  • À la date de rappel, une notification est transmise au candidat.
  • Ces dates peuvent être personnalisées en accédant au dossier dans la section Financement / Liste des rapports postawards

 

 

 

 

Les rapports PA continue et amendement doivent être disponibles à nouveau,  après leur approbation 

Lorsqu'on retourne un rapport PA au candidat, tous les formulaires consolidés et/ou attachés par le système doivent normalement être supprimés.

Lorsqu'on ajoute un rapport il faut afficher les choix NATURE selon le FORM sélectionné

2- Il faudra donc que les formulaires PA inscrits dans CPM_LIBRARY_FORM soient tagués si c'est un rapport de suivi (PA) ou un rapport d'amendement (AMD)

3- Le formulaire CHANGEMENT DE DATES doit être tagué AMD

4- Le formulaire REDDITION DE COMPTES de MTO (et ecase si disponible) doit être tagué AMD

1- Après création d'un rapport planifié,

  • 1.1 il ne doit plus s'afficher dans le tableau des rapports disponibles
  • 1.2 sauf s'il devient archivé avant sa transmission.
  • 1.3 donc lorsque approuvé, il ne doit pas non plus se réafficher dans le tableau des rapports disponibles

 

2- Après création d'un rapport continue,

  • il ne doit plus s'afficher dans le tableau des rapports disponibles jusqu'à ce que le rapport soit
    • 2.1 archivé avant sa transmission
    • 2.2 validé
      • Après validation (approuvé ou retiré), le lien redevient disponible pour un nouveau rapport.

 

 

 

Espace demandeur

the consolidations are now done as a queue via a job that runs every 5 minutes.

So consolidation may take up to 5 minutes to appear in the documents.

 

si un rapport est en cours, il faut traiter comme une action à faire sans deadline.

Lorsqu'on transmet un rapport, une notification automatique est envoyée.

STATUT

2- Créer une nouvelle LOV 96 de status avec les items suivants:

  • In progress / En cours
  • Submitted / Soumis
  • Returned for correction / Retourné pour corrections
  • Approved / Approuvé
  • Il peut archiver uniquement ce qui est in progress et returned for corrections

Un rapport approuvé devient disponible à nouveau pour création si celui ci est de type CONTINUE uniquement

 Project admin #227718 tab Post Award

Create report

S'il y a aucun rapport possible à créer, au lieu d'afficher les champs de saisies, afficher un message

  • FR: Il n'y a aucun rapport de suivi configuré qui soit disponible à créer.
  • EN: There are no configured post award reports available to create.

 



Espace admin

PROJECT onglet FINANCEMENT

1- Sous le tableau ‘Rapports post-award’, ajouter un tableau ‘Rapports d’amendement’

2- Ce nouveau tableau, ainsi que la création, devra tenir compte que des rapports de nature: amendement   (nature #11303 de la LOV 91 créé via SYNTODEV-4355)

3- Tandis que le tableau déjà existant pour les rapports PA devra EXCLURE les nature amendement, ainsi que la création

Créer un rapport ne doit pas donner la possibilité de créer un amendement

2- Les colonnes date d'accès, date limite, dates de rappel doivent être complétés uniquement pour des rapports de nature planifiés et sur demande

3- S'il n'y a pas de dates de rappel, ne pas activer le lien

 

the application should go through award finalization before getting to Post Award stage. 

You are not able to add PA reports on the admin side for this application because the awf is missing. 

 

Le tableau doit afficher par défaut les rapports NON archivés.


ADMIN PROJECT # 227711

  • doit pouvoir créer les 6 rapports, sans lien avec les calendriers


 

 Notification pour les relances
 

template modèle Votre rapport doit être transmis

rapport

Nombre de jours après date début de projet ou Date rappel

 

Dates de rappel - Notification

 

  • Une procédure (job) est mise en place afin de faire une vérification à tous les jours.  Cette procédure :
    • S’exécute, par défaut, aux 5 minutes
    • S’assure que le rapport n’est pas déjà transmis
    • Envoie une notification à la date/heure du rappel pour le dossier (une seule fois)
    • Traite les rappels ayant la même date et aussi les dates passées
  • No labels