Finalisation - Offre et Approbation

Finalisation: Préparer et envoyer l'offre d'octroi au candidat.

L'onglet ne sera pas activé si la demande est non admissible.
Il est possible de préparer l'offre sans la publier.
- Le bouton pour diffuser sera activé uniquement après admissibilité de la demande.

Si le budget est révisé au préalable,
- Disponible dans Évaluation/Plénière par le gestionnaire de programme ou par l'évaluateur, selon les privilèges donnés
- La révision ne change pas le formulaire initial
- Lorsque la plénière est terminée, le PDF du budget révisé devient disponible.

Émettre la décision du montant total de l'aide accordée
Associer à un calendrier des rapports
Créer les engagements offerts
Préparer les documents qui devront accompagner l'offre
Publier l'offre
Approuver ou Retourner

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1	DÉCISION DU MINISTÈRE Compléter la décision le montant total accordé le calendrier des rapports les conditions spéciales s'il y a lieu le demandeur verra dans son formulaire de finalisation, les conditions inscrites. --> CALENDRIER DES RAPPORTS Les valeurs disponibles sont celles configurées pour la compétition. Voir 2- Calendriers de rapports Sélectionner le choix correspondant au dossier
2	ENGAGEMENTS Pour chaque engagement devant être créé, préciser entre autres le type de budget et l'organisme soutenu s'il y a lieu. le demandeur verra dans son formulaire de finalisation les engagements financiers. L'engagement ne peut pas être édité. S'il y a ajustement à faire, cliquer sur le bouton Action et supprimer l'engagement. Ajouter le nouvel engagement.
3	DOCUMENT Ajouter tous les documents qui devront accompagnés l'offre d'octroi. Ajouter un document offre deux options. Une ou l'autre, ou même les deux, peuvent être utilisées, selon les besoins: Sélectionner le type/modèle de lettre, de contrat, de convention... que vous avez préalablement configurés Cliquer 'Aperçu' pour en voir le résultat avant de le générer Cliquer 'Générer' pour générer le document avec les variables remplacées. OU Compléter la section 'Nouveau document' Téléverser un fichier, tel que le PDF d'un budget révisé. Un document généré ne peut pas être édité. S'il y a ajustement à faire, cliquer sur le bouton Action et supprimer le document. Générer un nouveau document. Ces documents seront attachés à la notification lors de la publication de l'offre. seront également affichés dans le formulaire de finalisation du demandeur. Si le candidat attache un document lorsqu'il complète son formulaire de finalisation, et lorsqu'il transmettra son formulaire, les documentssera affiché dans ce tableau.
4	PUBLIER Cliquer sur le bouton au bas de la page 'Publier le résultat au candidat' Une fenêtre de notification s'ouvre. Sélectionner le modèle de notification Planifier l'envoi à une date ultérieure au besoin Modifier le contenu du message pour personnaliser. Ce changement impactera que ce message pour ce dossier. Sauvegarder La notification est programmée incluant les pièces attachées (documents) Une ligne s'ajoute automatiquement au tableau 'Courriels'.
5	COURRIELS Ce tableau contient toutes les correspondances courriels sur ce dossier, en lien avec la finalisation. Il est possible de modifier le message tant que celui-ci n'est pas transmis.
6	RÉCEPTION DU FORMULAIRE DE FINALISATION DU DEMANDEUR Si le demandeur téléverse un document lorsqu'il remplit son formulaire de finalisation, ce document s'ajoute automatiquement dans le tableau des documents, associé à la catégorie 'Attaché au formulaire de finalisation par un membre de l'équipe' Après transmission de la réponse du demandeur, ;e PDF de son formulaire s'ajoute dans le tableau des documents, associé à la catégorie 'Attaché au formulaire de finalisation par un membre de l'équipe' les informations saisies dans son formulaire de finalisation s'affichent en lecture seule, sous le tableau des documents.
7	DÉCISION Après avoir pris connaissance du formulaire du demandeur, une décision doit être émise. Au bas de la page, il y a les boutons des décisions: RETOURNER ou APPROUVER Dans les deux cas, une fenêtre de notification s'ouvre. Pour approbation, il est possible de cocher d'ignorer la notification. Avec notification: Sélectionner le modèle de notification Planifier l'envoi à une date ultérieure au besoin Modifier le contenu du message pour personnaliser. Ce changement impactera que ce message pour ce dossier. Sauvegarder Dès que le formulaire de finalisation transmis par le candidat est approuvé, il n'est plus possible de modifier. le statut de la demande est mis à jour (Financé ou Non financé) l'onglet Finance s'active. Voir Financement et gestion des octrois